De fleste småbedrifter trenger to ting fra skyen: et sted å lagre og dele filer, og en god løsning for e-post og kalender. Spørsmålet er sjelden om du skal flytte til skyen, men hvilken løsning som passer måten dere faktisk jobber på. Her er det vi ser etter når vi hjelper en kunde å velge.
Start med hvordan dere jobber, ikke med produktet
Google Workspace og Microsoft 365 løser stort sett de samme oppgavene. Forskjellen merkes i hverdagen. Sitter teamet ofte i de samme dokumentene samtidig, er Google sitt samarbeid vanskelig å slå. Lever dere i Excel med tunge regneark og makroer, er Microsoft det trygge valget. Begge deler e-post, delte kalendere og videomøter på en god måte.
Tre spørsmål som avgjør valget
- Hva bruker kundene og samarbeidspartnerne deres? Å sende filformater de sliter med å åpne koster tid hver uke.
- Hvor avhengige er dere av Office-funksjoner som avansert Excel? Nettversjonene er gode, men ikke identiske med skrivebordsprogrammene.
- Hvem skal drifte det? En løsning teamet kjenner fra før gir færre supporthenvendelser de første månedene.
Den beste skyløsningen er den teamet ditt faktisk bruker uten å tenke på den.
Ikke glem sikkerheten i oppsettet
Uansett hvilken løsning du lander på, er det selve oppsettet som avgjør hvor trygg den blir. Tofaktorpålogging for alle, tydelig styring av hvem som har tilgang til hva, og en plan for hva som skjer når en ansatt slutter. Dette tar en ettermiddag å sette opp riktig, og sparer deg for store problemer senere.
Er du i tvil, ta en kort prat med noen som har satt opp begge deler mange ganger. Da slipper du å bytte løsning om et år fordi det første valget ikke passet likevel.